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文秘写作

邮件发邀请函技巧有什么

2019-10-07 04:58:16文秘写作打印
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【适用情况】

最近协助组织学术会议,需要群发邀请函,既有寄出的信件,也有电子邮件。因为参会人员较多(近百位),这时候挨个填写邀请函,地址和发邮件(每个邮件地址附一个针对收件人的邀请函),如果人工复制黏贴,需要建立100多个文档,100多个邮件,打印100多分邀请函和报到函,于是这时候就该用word的【邮件合并功能】,自动生成“格式相同但是内容稍微有些差别的文档和邮件”。

【步骤】

1、建立联系人excel列表,把每个“元素”:都拆细,例如姓名(若需要单独用到姓,例如“陈先生”,则还要把姓和名各自放一列),单位,职务,称呼,邮箱地址(一格只放一个),地址,邮编等。这是一切数据的来源,可用来生成任何格式的文档。

2、建立邀请信word文档,和之前的excel放在同一个文件夹里。调整好格式等。如需打印信封,也一样制作一个word文档。

3、邮件合并功能。

(1)选择形式,是信函,还是电子邮件。

(2)选择收件人,“使用现有的表”,选择刚才做好的excel。

(3)编辑收件人列表,选择要插入的联系人,若是全部都要使用,就略过这一步。

(4)插入域。在需要插入“内容”,例如姓名的地方点击“插入合并域”,选择插入“姓名”,这时在word文档出现姓名类似的标志。

(5)预览结果。点击预览结果后,可以看到被替换成excel里的第一个姓名,在预览结果的菜单栏那里有箭头,可以前后地查看结果。

(6)完成合并。选择发送批量电子邮件,或者批量打印。甚至可以保存成一个一个独立的文档。

4、高级功能。如果安装了acrobat(不是reader),就有一个合并到pdf的按钮。对于发送不可编辑的文档,最好是存成pdf,防止浏览的时候出错或者对方打不开高版本的word。例如这次我要发给许多港澳人士,邀请函转成繁体字,但是有时word会在对方电脑上显示出错,所以我都用pdf批量发送电子邮件。

【总结】

1、excel做数据库——2、word做模版——3、数据用“邮件合并”插入word、——4、批量生成所需的文件。

附图:在2010里很直观方便,按从左往右的图标一步一步做就好了。

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